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一旦確定了珠海活動策劃公司http://aidelman.com/的目的，評價活動的必要性就成了關鍵，例如場地面積要求、活動時間表和功能規劃，以及活動將在一周內舉行。上述所有因素都對預算產生影響。因此，活動策劃者需要熟悉活動客人，如果他們的水平較高，費用可能會更高。特殊需求，如餐飲需求，會影響餐飲成本。客人從哪里來會影響活動地點的選擇，當然也會影響成本。收集上述信息后，活動規劃者應起草一份預算計劃，以幫助計算收入和支出。審查以往活動的歷史，如果有的話，將有助于減少與活動有關的費用"。
有關活動的開支一般分為下列部分：客房、交通、飲食、視聽、印刷品、行政、娛樂、講者薪酬等。"在每個類別中，預算規劃應包括三欄：一欄是預期投入，另一欄是實際支出，第三欄是兩者之間的差額。是否遵循上述三點并不重要。重要的是要明白，你關心的是活動成本的底線。
在每一項支出中，確定了與活動支出有關的內容，包括所有稅收、展覽費、服務費用、禮品費用以及一些額外費用，如高爾夫俱樂部的租金。如果活動能產生收入，如贊助收入，則建議編制收入數據表。當然，準確的數字只有在會議之后才能知道，一般預算的10%左右需要作為不可預見的開支留出。
